De acuerdo con el estudio de PWC® “Fit for Growth”, donde se evaluó a 200 de las empresas más importantes del mundo, solo el 20 % de ellas estaban listas para crecer de manera sostenida.
Con este dato en mente, entonces, ¿Qué es lo que pueden hacer las empresas para lograr alcanzar el crecimiento? La respuesta es simple, pero poderosa, como lo menciona el afamado exprofesor experto en estrategia de la universidad de Harvard, John Kotter: “La estrategia debe ser vista como una fuerza dinámica que constantemente busca oportunidades, identifica las iniciativas que la capitalizan y se encarga de ejecutarlas de manera rápida y efectiva”
Dejando de lado los procesos de operación normal con los que cuenta toda empresa, y de acuerdo al Instituto de Administración de Proyectos – PMI®, existen 3 eslabones fundamentales que habilitan y sustentan la capacidad de mantener el cumplimiento de la estrategia a lo largo del tiempo: La estrategia, el portafolio y la ejecución.
¿Qué 3 eslabones son importantes para para mantener una empresa en crecimiento?
El primer eslabón, la estrategia, se refiere a que el rumbo definido por los objetivos y metas cuantitativas que se desean alcanzar estén claras a todos los niveles de la organización. La idea principal es que desde los directores y hasta la gente en operación sean conscientes de cómo su trabajo influye en la consecución de ellas.
El segundo eslabón, el portafolio, buscar optimizar y maximizar el uso de los recursos escasos con los que se cuenta en la empresa para lograr el máximo beneficio en las metas establecidas. Así el objetivo de este paso es priorizar las iniciativas planteadas en la estrategia para establecer el orden y temporalidad de ejecución de las que se deciden lleva a cabo.
Finalmente, el tercer eslabón, sustentando en la mejor selección de los proyectos busca en todo momento que se ejecuten de manera eficaz y eficiente. La eficacia se sustenta en el pensamiento. ¿Para qué es el proyecto? ¿Cuál es el impacto positivo al negocio-empresa que se espera de este proyecto?
Así pues, la concepción de eficacia se sustenta en la cuantificación clara del beneficio del proyecto, en cuánto tiempo se espera obtenerlo, cómo se va a medir y quién se hará responsable de evaluarlo a lo largo del tiempo una vez que se haya cumplido su ejecución.
Por otro lado, la eficiencia, que dice qué tan bien se ejecuta el proyecto de acuerdo a la triple restricción en la gestión profesional de proyectos: El cumplimiento del tiempo, presupuesto y el alcance convenido.
Así para lograr que los proyectos sea un éxito completo aquí se exponen 8 trucos esenciales que se deberán seguir por cualquier que lo gestione:
1.- Siempre hay que conocer el porqué del proyecto y su impacto en la organización.
2.- Distinguir a los interesados. Todas las personas, organizaciones o entidades afectadas positiva o negativamente por el resultado.
3.- Identificar e interactuar con el patrocinador. Si no se tiene la autoridad completa sobre los recursos involucrados, hay que estar muy cerca de quien autoriza el proyecto y asigna los recursos para su ejecución.
4.- Especificar todo el trabajo para planear adecuadamente. Realizar una descomposición de los entregables necesarios para cumplir el proyecto.
5.- Enfocarse en prevenir antes que corregir. Disminuir el impacto Murphy (todo aquello que puede salir mal, sale mal y en el peor momento), mediante la evaluación de los riesgos positivos (oportunidades) y negativos (amenazas) para alcanzar la meta.
6.- Implementar mecanismos de comunicación. Más del 90 % del éxito de un proyecto se centra en las habilidades del líder para identificar, documentar, distribuir y gestionar las interacciones entre los interesados.
7.- Establecer mecanismos sencillos de control. Un verdadero proceso de control permite generar alertas tempranas que ayuden a tomar decisiones a tiempo.
8.- Capitalizar el aprendizaje. La ejecución y, sobre todo, el cierre de un proyecto, permitirá repetir lo bueno y mejorar los errores en los proyectos futuros de la organización.
Por eso, es tan importante que los verdaderos administradores de proyectos no pierdan de vista el cumplimiento de ambos aspectos –eficacia y eficiencia, y como tal deben ser formados y reforzados para que así suceda.
EVORYT® ayuda a las organizaciones a fortalecer los 3 eslabones, logrando así mejorar su rentabilidad.
Ing. Carlos González Álvarez, PMP, ITIL F.
Director de Soluciones Empresariales de EVORYT®